Independentemente do tipo de arquivos que você manipule e dos sistemas e aplicativos que a sua empresa possua, sugerimos aqui algumas práticas de segurança ao compartilhar um equipamento com outros colaboradores.

1. Não compartilhe suas senhas e crie senhas fortes. Isso se aplica às senhas que utilizar no início de sessão, na Intranet, Extranet, e-mail, aplicativos administrativos, etc.

2. Tenha cuidado ao tornar suas pastas públicas na rede e por nenhum motivo compartilhe seu diretório-raiz. Se você precisa compartilhar alguns arquivos com outras pessoas na rede, defina uma pasta na qual você ofereça somente esses arquivos.

3. Utilize, de preferência, um protetor de tela com senha, assim quando se afastar do computador, mesmo que por um curto período, você estará protegido.

4. Sempre termine sua sessão antes de deixar o equipamento, assim a pessoa que o utilizar em seguida terá que utilizar o perfil dela.

5. Certifique-se de que o equipamento está protegido, tenha um antivírus, o sistema operacional atualizado e um firewall, assim você se protege de algum colaborador mal-intencionado que tenha plantado um código malicioso no equipamento para acessar informações de outros companheiros.

O Word, Excel e outros aplicativos de escritório oferecem proteção por meio de senhas para evitar que possam ser vistos ou utilizados por pessoas não autorizadas. Essa proteção é oferecida em dois níveis: Somente leitura e Acesso ao arquivo. Os arquivos com proteção de Somente Leitura podem ser vistos, mas não modificados, a menos que se tenha a senha. Os arquivos com Proteção de Acesso somente podem ser abertos com a senha correspondente.

Sugestão: Visite o tema "Senhas Seguras" dentro da seção "Proteja seu computador" para aprender como criar senhas sólidas e difíceis de estranhos adivinharem.

Para estabelecer uma senha de Somente Leitura:
1. Abra o arquivo.
2. Vá até Ferramentas| Opções | Segurança.
3. No campo "Senha de Gravação", escreva uma senha e clique em OK.
4. No quadro "Redigite a senha de gravação", repita a senha escolhida e clique em OK.

Para estabelecer uma senha para abrir um arquivo: 1. Abra o arquivo.
2. Vá até Ferramentas | Opções | Segurança.
3. No campo "Senha de Proteção", escreva uma senha e clique em "OK".
4. No quadro "Redigite a senha de proteção", repita a senha escolhida e clique em OK.

Macros são rotinas práticas que permitem automatizar tarefas repetitivas, como inserir seu endereço em uma carta pressionando uma combinação de teclas. Entretanto, os programadores mal-intencionados utilizam essa versatilidade para escrever códigos de vírus (chamados macrovírus) que podem danificar seu equipamento ou sua informação.
Por isso, é conveniente que você limite o nível de liberdade com que uma macro pode executar em seus aplicativos Office. Para isso, siga estes passos:

1. Vá até Ferramentas | Opções.
2. Clique na guia "Segurança".
3. Na seção Segurança de Macro, clique no botão Segurança de Macro.
4. Estabeleça o nível de sua preferência na guia "Nível de Segurança". Recomendamos o nível Alto.

Da mesma forma como você mantém seu sistema operacional atualizado (Veja em Proteja seu Computador), é importante que você visite o Office Update para manter seu Office em dia. É uma prática que deve ser realizada regularmente.

Para atualizar o Word, o Excel e outros aplicativos do Office com o Office Update, siga estes passos:

1. Com seu navegador, vá até Office Update.
2. Na barra do lado esquerdo, clique em "Downloads".
3. No quadro do Office Update, clique em "Verifique se há atualizações".
4. O Office Update irá analisar seu PC e lhe oferecerá uma lista com as atualizações disponíveis, tanto críticas quanto não críticas.
5. Analise a lista e elimine as marcas de todos os downloads que não lhe interessam.
6. Clique em "Concordar e Instalar" para iniciar a instalação.